Softphone – du har kanske hört uttrycket förut? Ordet Softphone har nämligen blivit något man hör allt oftare på företagares läppar runt om i Sverige och i världen. Speciellt eftersom allt som har med VoIP och IP-telefoni är väldigt populärt just nu. Men vad är en Softphone egentligen? Och varför ska man använda en Softphone istället för en mobil eller en vanlig bordstelefon?
Som du säkert kan urskönja från namnet så har Softphone med telefoni att göra. Telefoni för företag, för att vara mer specifik. Nedan har vi försökt förklara begreppet Softphone, och allt vad det innebär, lite närmare.
Enkelt uttryckt är en Softphone en telefon i datorn. I grund och botten är en softphone en telefon som låter dig ringa över internet via en dator eller någon annan ”smart” enhet. Som namnet antyder är telefonen då uppbyggd av en mjukvara, ett användargränssnitt som låter dig knappra in telefonnummer, svara på och koppla samtal. I en Softphone kan du enkelt hantera stora mängder samtal och sköta alla nödvändiga växelfunktioner.
För att föra samtalen vidare så kan du självklart använda datorns inbyggda högtalare och mikrofon. Men om du sitter i ett öppet kontorslandskap är detta kanske inget att rekommendera. Använd istället ett hedset, hörlurar med mikrofon för att prata i. De flesta hedsets fungerar tillsammans med en softphone men det finns speciellt framtagna headsets som är anpassade för att använda till Softphones som ger en bättre ljudkvalité på dina samtal.
En Softphone är alltså inte någon fysisk telefon utan en mjukvara, ett program i din dator. Mjukvaran, eller klienten som det också kallas, för en Softphone laddas ner från en leverantör. De flesta leverantörer av Softphones har mjukvaran tillgänglig både för Windows och Macintosh samt de flesta smartphone så som iPhone och Android.
I de flesta fall används en Softphone tillsammans med VoIP, Voice Over Internet Protocol, vilket är ett sätt att ringa via internet. VoIP-samtal kan gå över ditt lokala nätverk, WiFi och mobildata så som 3G och 4G.
Vem som helst kan ladda ner en softphone-mjukvara. Det krävs dock en VoIP-leverantör som tillhandahåller den underliggande VoIP-tjänsten som samtalen kan bäras på för att sedan kunna ringa med den. Softphonen ska vara registrerad hos en tjänsteleverantör och har ofta ett telefonnummer tilldelad till sig.
Så vad är då fördelarna med att använda en Softphone? Först och främst är Softphones perfekt för företag som vill vara kostnadseffektiva. Detta på grund av att Softphones både är billiga att komma igång med samtidigt som den inte kräver massa dyr hårdvara på det sättet som en fast växel gör. Vid inköp av en fast växel behöver fasta bordstelefoner köpas in, något som lätta kan dra iväg rent prismässigt.
De flesta kontorsbaserade anställda har idag redan en dator. Då blir det ingen extra kostnad att låta dessa agera som telefoner med. Har man personal som jobbar mycket vid datorn är det perfekt att inkorporera in telefonen där också. På så sätt kan man underlätta för personalen och spara dyrbar tid när de slipper byta mellan olika enheter. Speciellt eftersom man då kan koppla ihop sin växel med olika CRM-verktyg och på så sätt få viktig information om den inringade redan innan man har svarat på samtalet.
För företag med personal som reser mycket är det perfekt att utrusta dem med en Softphone då tjänsten tillåter dem att enkelt ringa via sina laptops eller smartphones på ett mycket kostnadseffektivt sätt.
En Softphone är även extremt enkel att hålla uppdaterad. När en fast växel behöver underhållas fysiskt med dyra teknikertimmar så är en Softphone raka motsatsen. När det är dags att uppdatera mjukvaran så skickas en ny version ut till användaren. Detta görs automatiskt och det enda användaren behöver göra är att klicka på ”Uppdatera” när Softphonen ber om det. På så sätt ser man till att man alltid har den senaste versionen av mjukvaran.
I Dstnys Softphone finner du dessutom andra smarta funktioner. Förutom att du kan se agentstatistik och grupplogg kan du även chatta, skapa att-göra-listor och dela dokument med dina kollegor.
