Trots att vissa företag fortfarande håller fast vid att arbeta på kontoret, har konceptet med en hybrid arbetsplats fått stort genomslag de senaste åren. Balansen håller på att förändras, och enligt Gartner planerar så många som 82% av företagsledarna att erbjuda sina anställda hybrid- eller helt distansbaserade arbetsmodeller i framtiden.
Denna förändring sker eftersom företag har insett att en kombination av distansarbete och kontorsnärvaro inte bara ger de anställda större flexibilitet. Hybridarbete ger också företagen ett verktyg för att attrahera och behålla en allt mer krävande arbetskraft, samtidigt som de får möjlighet att förbättra arbetsupplevelsen, fokus, produktivitet och motivation – det är en lösning där alla vinner.
Men även om hybridarbete är framtiden, innebär det också utmaningar att etablera en fungerande hybridmiljö. Kontorsarbete och distansarbete är trots allt mycket olika, både ur ett praktiskt och tekniskt perspektiv.
Som företag behöver ni en lösning som fungerar lika bra för båda arbetsformerna. Det finns två huvudområden att fokusera på för att säkerställa en lyckad hybridlösning:
- Effektiv kommunikation, samarbete och flexibilitet
- Säkerhet och efterlevnad
Kommunikation, samarbete och hybridarbetsmodellen
Det är tydligt att distansarbete är en av de bästa metoderna för att minska utbrändhet. Att ge anställda mer frihet i var, när och hur de arbetar främjar både flexibilitet och välmående samt ökar deras produktivitet, men många företag behöver fortfarande anpassa sina arbetsprocesser för att sudda ut gränserna mellan arbete och hem.
En stor fördel med hybridarbete är att det minskar en av de största tidsbovarna i en traditionell arbetsmiljö – kontorsdistraktioner. Nästan 90% av arbetstagarna i USA störs minst en gång om dagen, och 1 av 4 blir avbrutna mer än sex gånger dagligen, vilket kostar företag hundratals förlorade produktiva timmar per anställd varje år. I en brittisk undersökning framhöll mer än hälften av de svarande att minskade distraktioner var en av de största fördelarna med distansarbete.
Men distansarbete handlar inte om att isolera teammedlemmar för att de inte ska störa varandra; tvärtom är målet att underlätta samarbete utanför kontoret. Med hjälp av molntjänster från exempelvis Microsoft, Webex och Zoom har det aldrig varit enklare att samarbeta online.
Med så många tillgängliga lösningar för hybridarbete är det vanligt att företag oroar sig för att medarbetarna ska behöva jonglera för många appar och fönster. Helst vill företag samla lösningarna på ett och samma ställe eller integrera dem i redan befintliga plattformar.
Kommunikation i en hybrid arbetsmiljö
Beroende på hur beroende ett företag är av fast kontorsutrustning kan övergången till en hybridmiljö innebära stora förändringar. När fler branscher blir mer flexibla är det därför viktigt att kunna underlätta för företag att övergå till molnbaserade lösningar och maximera nyttan av deras befintliga resurser.
Det har under en längre tid varit möjligt för företag att integrera sin hårdvara i molnet, och nu när antalet PSTN-aktiverade Teams-användare passerar 20 miljoner är det tydligt att fler anammar tanken på integrerade rösttjänster. Molnbaserad kommunikation medför kostnadsreduceringar, skalbarhet och framtidssäkerhet.
Att kunna arbeta på distans är mycket eftertraktat för dagens arbetskraft, men är det den yttersta formen av flexibilitet? Med ökande popularitet för BYOD (Bring Your Own Device) och WFA (Work From Anywhere) går företag steget längre och tillåter anställda att ta sin växellösning med sig, vilket erbjuder en ännu högre grad av frihet.
Säkerhet och efterlevnad i en hybrid arbetsplats
Sedan utrustning inte längre är direkt ansluten till företagsnätverket har IT-administratörer, HR, mellanchefer och ledningsgrupper varit allt mer oroade över säkerheten. Den globala genomsnittliga kostnaden för ett dataintrång är nu cirka 4,45 miljoner dollar, och företag världen över gör sitt bästa för att skydda sig när anställda arbetar från olika platser och nätverk.
Innan standardåtgärder för cybersäkerhet och utbildning implementeras ser företag först och främst över sina nuvarande lösningar och hur de matchar deras behov för säkerhet och regelefterlevnad. Detta gäller särskilt för reglerade branscher, där vattentäta lösningar är ett krav. Fullständig övervakning och spårbarhet är ett måste för kommunikationslösningar, oavsett om en användare använder en stationär dator, laptop eller mobil.
Om ni överväger att byta till en hybrid arbetsmiljö, ställ er själva dessa viktiga frågor:
- Fungerar vår kommunikationslösning både på kontoret och på distans?
- Passar den in i våra kommunikations- och samarbetsplaner?
- Erbjuder den tillräcklig flexibilitet?
- Kan vi försäkra oss om att lösningen möter våra höga krav på efterlevnad och säkerhet?
Om svaret på någon av dessa frågor inte är ett självklart ja, kontakta oss så kan vi hjälpa er att skapa den optimala hybridlösningen.