Möjligheten att kunna spela in samtal kan verkligen underlätta mycket. Det kan vara för att du behöver komma ihåg vad som sades på ett telefonmöte, vad som blev överenskommet under ett säljsamtal eller spela in kundservice-samtal i utbildningssyfte. Genom att spela in telefonsamtal kan du spara dem och spela upp dem när det kan tänkas behövas och på så sätt slipper man sitta med slarvigt skrivna anteckningar från samtalet.
Att kunna spela in samtal, både på sin fasta telefon eller sin mobil, kan dessutom vara krav i vissa branscher. Företag och organisationer som jobbar inom bank och finans har ofta grav från regelverket MiFIDII att spela in samtal. Men, förståeligt nog, finns det regler kring hur samtalsinspelning får användas. Utöver det finns det olika tillvägagångssätt att spela in samtal. Det finns integrerade inspelningstjänster som fungerar både i Softphone och i mobilappar.
Du kan alltså spela in samtal från såväl fasta telefoner som mobiltelefoner, bara du har rätt tjänster eller appar för att göra det. De flesta tjänster för inspelning av samtal erbjuder lagring av samtalen. Lagringen är olika beroende på vilken tjänst du använder och längre lagring är oftast dyrare. Där samtalen lagras kan du sedan se och söka efter inspelningar efter olika parametrar, exempelvis datum, tid, telefonnummer eller samtalslängd.
Syftet med att spela in ett samtal kan variera markant. Man kan spela in i exempelvis utbildningssyfte eller för att kunna bevisa vad som blev överenskommet. Men oavsett syfte så är reglerna kring samtalsinspelning de samma. Minst en av parterna i samtalet måste veta om att samtalet spelas in. Säg att två personer har ett telefonsamtal, då måste alltså en av dessa två veta om att inspelningen sker.
För att verkligen garantera att man har lagen på sin sida är det alltid bäst att informera den andra personen om att samtalet spelas in. Dessutom finns det särskilda regler för på vilket sätt och hur mycket av samtalet som får delas med andra utomstående personer.
Ett samtal där ingen part vet att samtalet spelas in räknas istället som olaga avlyssning, vilket är olagligt. En olaga avlyssning regleras av brottsbalken. Så länge du har kontrollerat att du följer lagen är det till allra största del något positivt att kunna spela in samtal, till exempel vid kundundersökningar via telefon. Vi på Dstny rekommenderar att alltid vara transparent när det kommer till inspelning av samtal. Berätta att du spelar in, i vilket syfte samtalet spelas in och hur länge det kommer att lagras. Tänk även på att det är olagligt att bryta en tystnadsplikt.
Det är som sagt lagligt att spela in ett samtal som enbart en av parterna känner till inspelningen. Vad man sedan gör med inspelningen kan dock vara olagligt.
De personuppgifter som eventuellt behandlas under ett inspelat samtal regleras av dataskyddsförordningen, GDPR. Alla uppgifter som innebär att en person kan bli identifierad räknas som personuppgifter och berörs därför av den förordnignen. GDPR, hindrar organisationer från att databehandla personuppgifter utan samtycke. Tänk därför på att du exempelvis inte får spara samtal som innehåller personuppgifter för länge.
Med rätt installationer och tjänster kan du alltså spela in både från fast telefon och mobiltelefon. Det underlättar att köpa en riktigt bra, heltäckande tjänst från början eftersom det annars är relativt krångligt att hitta ett eget sätt att spela in samtalen. En del använder exempelvis datorn för att spela in samtal.
På vissa headset finns funktionen att spela in samtal, men det kräver förstås att man alltid har detta headset med sig och är redo att koppla upp när ett samtal kommer. Därför är det bra att välja en lösning som är integrerad direkt i telefonin istället.
Med en bra tjänst kan du dessutom ofta lagra samtalen och få bra, överskådlig data över hur samtalshistoriken ser ut. Det kan till exempel handla om att kunna se vilka personer som svarade och inte. Spela därför in dina samtal på ett proffsigt sätt redan från början och spara dem enkelt, så slipper du krångel.
Den tjänst vi på Dstny erbjuder för inspelning av samtal kallar vi passande nog för Call Recording. Tjänsten kommer i två olika paketeringar, Call Recording Automatic och Call Recording Pro. I Automatic-paketet spelas alla samtal in och lagras sedan i upp till ett år. I Pro-paketeringen kan du som användare välja själv om du vill att alla samtal ska spelas in eller om du manuellt vill välja vilka samtal som du vill göra detta på. Den manuella hanteringen är superenkel och fungerar lika bra i Softphone som i vår mobilapp. Samtal som spelas in med Call Recording Pro kan lagras i upp till sju år.
All inspelning av samtal kan hittas i en användarvänlig portal där du enkelt kan söka efter samtal enligt olika parametrar, exempelvis telefonnummer, datum, tidpunkt och eller samtalslängd. Här kan du även flagga samtal för att organisera samtal som gick bra eller samtal där kunden var missnöjd.
Vill du veta mer om vår samtalsinspelnings-tjänst? Kontakta oss så hjälper någon av våra kunniga rådgivare dig vidare.