Hur du fixar en grym hälsning till din röstbrevlåda

Röstmeddelande hade framförallt sin storhetstid på 80-och 90-talet. Här var det poppis att vara lite extra kreativ och bygga sitt varumärke. Röstmeddelanden brukade variera mellan skojiga hälsningar, en inspelad låt med horribelt ljud och kanske, men sällsynt – en vanlig hälsning. Men med genombrottet av chatt-funktioner som åtnjöt fenomenet asykron kommunikation, lämnade det snabbt röstmeddelande utanför daglig användning. Men det behöll sin popularitet inom företag som har frekvent kontakt med kunder. Syftet har dock inte ändrats, men det har blivit alltmer viktigt att få till hälsningen rätt. Kunder är likt snabbt utvecklande teknologi, precis lika vana vid snabba svar. Detta gäller inte bara personliga saker, utan även företagsrelationer.

Även om det finns flertal olika sätt hur kunder kan kontakta ett företag, exempelvis; e-mail, chatt eller sociala medier – tenderar kunder fortfarande att ringa när det är något viktigt. Här kommer röstmeddelande in i bilden. Om en agent exempelvis blir översvämmad av inkommande samtal och inte kan svara alla själv, kan en hälsning vara den sista chansen att visa att att ni är ett varumärke som bryr sig. Och om du inte får till det rätt, kan du ses som avvisande, vilket i bara lämnar dig med en kund mindre.

Men tur nog är vi ett företag som kan hjälpa hitta en lösning som fungerar för er och era kunder, och vill vill gärna dela det med dig så fortsätt att läsa!

Låt oss hitta en telefonilösning som passar er

Vi erbjuder telefoni för företag och molnväxel som tillåter användare att anpassa samtalsflöden och använda olika röstmeddelanden för olika situationer. Och eftersom hälsningsmeddelande ofta är den första kontakten med företag, är det superviktig att det är professionellt och tydligt. Det kan även vara ett användbart verktyg för att se till att kunder når rätt person eller avdelning. Vi erbjuder self-service portalen MyAdmin som tillåter dig att enkelt göra ändringar i växeln själv och detta inkluderar även röstmeddelande. Med MyAdmin kan du enkelt spela in och ändra dina hälsningar själv med hjälp av vår tutorial nedan.

Tips: För de som inte vill göra detta själva erbjuder vi professionell inspelning av anpassade hälsningsmeddelanden som vi spelar in enligt ert manus och preferenser. Efter att ni godkänt materialet, kommer vår support hjälpa till att uppdatera det i växeln.

1. Gå in på admin.dstny.se.
2. Välj röstmeddelande i vänstermenyn
3. Klicka på ny röstmeddelande ovanför listan
4. Spela in eller ladda upp en fil och spara med dina valda inställningar

Så vad säger man egentligen i sitt hälsningsmeddelande?

Företag som vanligtvis behöver en hälsning är multifunktionella och kundorienterade organisationer såsom marknadsföring, sälj, kundtjänst och företagsfunktioner såsom HR. Alla dessa tenderar att ta emot olika typer av kandidater och röstmeddelandet måste anpassas följaktligen. Om du exempelvis använder en lättsam ton för påvisa ditt varumärke kanske det lutar mer åt marknadsföring. Men om det är en kund som ringer in om ett viktigt ärende, kanske de inte uppskattar ditt roliga meddelande lite mycket. Du måste därav anpassa informationen beroende på typ av organisation, och du kan även använda IVR som kräver vissa knapptryck för att komma till nästa steg. Men i helhet är vi nog vid detta skede överens om att alla företag som tar emot samtal behöver anpassade röstmeddelanden för dess syften.

Röstmeddelande används oftast vid dessa tillfällen;

• För att välkomna
• När man tryckt på för många fel val i IVR
• När alla agenter är upptagna
• När kontoret är stängt
• Möjlighet för kunder att lämna röstmeddelande

Men för alla ovanstående, finns det några saker att ta i åtanke innan du skapar ett hälsningsmeddelande. Vi har utformat detta i några frågor att alltid svara på innan man spelar in för att se till att skapa ett sammanhängande och informativt meddelande.

1. Vem är det som lyssnar?
2. Vilken sinnesstämning befinner de sig i?
3. Vad vill du förmedla?
4. Vad för information behöver du från dom?
5. Vad är deras alternativ?

Så låt oss nu föreställa ett kundscenario; en irriterad kund ringer in och du vill välkomna dom och informera dom om väntetiden för att höra från dig. De behöver verifiera sig med mobilt Bank-ID på grund av känslig information. Du vill också se till att de vet om att det finns andra support-kanaler om det inte är ett brådskande ärende.

Ett manus utifrån detta kan se ut på detta sätt;

”Du har kommit till Dstnys kundtjänst och tack för att du ringer in. Din väntetid är 10 minuter, vänligen vänta så hjälper vi dig snart. Du har nu möjlighet att verifiera dig med mobilt Bank-ID så vi kan ge dig rätt service. Du kan även lämna ett röstmeddelande genom att klicka ”1” så återkommer vi så snart en av våra agenter är lediga. Om du vill komma i kontakt med oss omgående rekommenderar vi att ni går in på vår hemsida www.dstny.se för att chatta med en av våra agenter.”

Några användbara tips;

1. Använd en mikrofon och nödvändig utrustning för att spela in med högkvalitativt ljud
2. Öva in manuset några gånger innan
3. Tala långsamt och tydligt
4. Le när du pratar, det sätter tonen för meddelandet
5. Om du har en e-mail eller hemsida du vill referera till, stava det
6. Spela in några versioner och välj den tycker blev bäst

Ditt röstmeddelande är mer än ett verktyg för att se till att du inte missar några möjligheter eller information. Det är helt enkelt din inhoppare när du inte kan ta emot samtal. Och det är en version av dig som dina klienter kommer möta varje gång du inte kan svara, så se till att det är någon du är stolt över. Ett så kort meddelande kanske egentligen inte känns betydelsefullt – men det kan verkligen göra skillnad för dina kunder. Förlora dom inte i din röstbrevlåda, och investera lite extra tid att anpassa dina hälsning för att skapa ett grymt intryck på dina kunder.

Välj rätt tonläge
Tonen varierar ofta beroende på vad för företag det handlar om. Det kan vara något av följande;

• Rolig
• Glad
• Brydd
• Diplomatisk
• Rak
• Uppmuntrande
• Opartisk
• Inspirerande
• Pragmatisk
• Humoristisk
• Peppad