Här kommer några smarta knep som kan hjälpa dig att minska risken för misstolkningar i mailkommunikationen.
Vi har inte samma verktyg att jobba med i text som vi har när vi kommunicerar genom tal. Därför är det viktigt att varaextra tydlig, positiv och noga med att välja sina ord när det kommer till kommunikation via mail. Allt för att inte uppfattas fel. Här kommer några saker som kan vara värda att tänka på:
De flesta idag är vana vid att få ett flertal mail om dagen, och utan en meningsfull ämnesrad finns det risk för att man snabbt råkar sortera dessa som oviktiga. Skriv därför en kort men meningsfull ämnesrad som tydligt förmedlar budskapet med ditt e-mail. Lägg inte heller det viktigaste order längst bak eftersom det då inte syns. Ämnesraden ska kunna avslöja vad ditt mail har för budskap så att mottagaren vet vad det gäller redan innan mailet öppnats. På så sätt kan ditt mail lättare prioriteras.
På grund av läslighet är det viktigt att det inte är långa textblock. Använd radbrytning och rubriker för att göra budskapet paketerat och mer tilltalande. Mottagaren måste enkelt kunna begripa och ta till sig innehålet utan att bli översvämmad med ett långt textblock.
Inled mejlet med ett genuint intresse av mottagaren – t.ex. ”Hej namn, hoppas allt är bra med dig…” och var inte rädd för att t.ex. ge uppskattande feedback för en väl genomförd uppgift eller ett trevligt möte sedan tidigare.
Var noga med att inte förmedla budskap genom gamla mail. Här kan budskapet lätt försvinna när ämnesraden från gamla mailet är detsamma medans nu egentligen vill förmedla något nytt som bara bygger på något tidigare. Om du vill använda en tidigare tråd är det därför viktigt att uppmärksamma sig om att ämnesraden byts ut.
Istället för att skriva ”Gör såhär…” som lätt kan uppfattas stötande kan man enkelt formulera om budskapet och skriva ”Kan du…”.
Att bygga meningar med stora bokstäver kan lätt uppfattas som att man skriker så glöm inte stänga av capslock när du skriver. Att till följd på det använda flera utropstecken efter varandra kan lätt upplevas otrevligt av läsaren. Ett utropstecken eller två i mailet räcker gott och väl. Ett i början efter hälsningsfrasen, och ett i slutet efter en hälsning, tex ”ha en trevlig dag!”. Det är även ok att använda smileys ibland, men var noga att det inte går till överdrift. En glad smiley kan hjälpa förmedla en känsla, men med för många blir det lätt oseriöst.
Det är lätt att låta bli att svara på ett mail när man har brist på tid eller brist på idéer på vad man ska svara. Dock orsakar det antagligen att avsändaren sitter på andra sidan och undrar om det där mailet verkligen gått fram. Skicka hellre kort respons om återkomst vid annat tillfälle om tid/idéer inte finns just där och då. Skriv exempelvis att du måste tala med en annan part och återkommer så fort du får respons. Det uppskattas alltid mer än att sitta och vänta.
Klichésvar är inte alltid fel, men de löper risk för att lätt få mailet att kännas auto-genererat. De flesta e-mail har samma struktur så därför kan det vara viktigt att använda Klichéfraser i rätt syfte. Exempelvis skriver man ofta hör av dig om du har några frågor, och även om du verkligen vill veta om det finns frågor, tolkas detta ibland som auto-genererat. Några av de du kan undvika är;
Glöm inte att vara tydlig med vad du vill med ditt mail och gå rakt på sak direkt efter hälsningsfras.
Försök se till att mottagaren får nedan frågor besvarade:
– Vem är du?
– Vad vill du?
– Vad är anledning till att du kontaktar mig?
– Vad är nästa steg?
Det är varken svårt eller tidskrävande att slänga in en trevlig avslutande kommentar som t.ex. ”Ha en trevlig dag!” eller ”Tack för ett gott samarbete” i slutet på ett mail och det uppfattas så mycket trevligare än ett ”/ namn”. Använd ett avslut som känns genuint och personligt anpassat. Glöm inte heller att ta bort ”skickat från min iPhone” i slutet, det ser tyvärr inte så professionellt ut.
På Dstny tänker vi mycket på att hålla en trevlig ton i våra mail-konversationer. Ett exempel på någon som alltid skickar trevliga mail är Max Höög, en av våra kunniga projektledare.
Om du är osäker på hur du ska avsluta ett mail, är några av de mest använda avslutningsfraserna;
Dålig stavning eller grammatik kan ge intryck av att du inte tagit dig tiden att skapa ett professionellt mail. Att korrekturläsa gäller allt och de flesta program innehåller nu stavningskontroll för att undvika misstag. Glöm inte heller att dubbelkolla att du skrivit rätt namn, oavsiktliga fel kan lätt skapa irritation.
