Det finns många fördelar med digitala möten. De erbjuder större flexibilitet och tillgänglighet, kan minska miljöpåverkan, öka produktiviteten och spara pengar. Det finns dessutom många olika tjänster att välja mellan, som Teams, Zoom, Google och flera andra.
Trots alla dessa fördelar kan virtuella möten ibland kännas tråkiga och oengagerande. Det är också vanligt att man deltar i ett virtuellt möte med kameran avstängd och samtidigt gör andra arbetsuppgifter utan att lyssna.
Ändå har virtuella möten blivit en viktig del av många företag. Därför är det viktigt att ha de färdigheter som krävs för att hålla deltagarna engagerade. Oavsett om du håller en genomgång för ditt team, en kundpresentation eller en brainstorming session, är det avgörande hur du genomför mötet för att det ska bli effektivt.
Här är några tips för att hjälpa dig hålla dina virtuella möten på bästa sätt:
"Ursäkta dröjsmålet, mitt headset var inte laddat."
Innan du börjar ditt digitala möte, ta en stund för att se till att allt är på plats. Kontrollera att din dator och ditt headset är fulladdade och att du befinner dig i en lugn och störningsfri miljö. Välj en bekväm plats och sätt dig i ett väl upplyst rum så att du syns ordentligt. Testa dina ljud- och videoinställningar i förväg för att undvika tekniska problem under mötet.
"Kan ni se min skärm?"
Om du planerar att dela slides eller dokument under mötet, prova dem i förväg för att undvika formaterings- eller kompatibilitetsproblem med mötesplattformen. Att ha ditt material redo och organiserat gör att mötet flyter smidigare och håller deltagarna engagerade.
Istället för att fråga om deltagarna kan se din delade skärm, säg något i stil med: "Säg till om ni inte kan se min skärm."
"Har någon en fråga?"
Har du någonsin varit på ett digitalt möte där någon säger: "Har någon en fråga?" och det följs av total tystnad?
Håll ditt virtuella möte interaktivt genom att ställa direkta frågor till utvalda deltagare. Säg till exempel: "Dave, du hade några kommentarer om detta igår, kan du dela dem med gruppen?" Detta gör mötet mer dynamiskt och håller deltagarna på alerten.
Uppmuntra deltagarna att dela sina tankar och åsikter, och lyssna aktivt på deras svar. Detta främjar inte bara engagemang utan ser också till att alla känner sig inkluderade och värderade under mötet. Det finns också utmärkta system för att genomföra omröstningar eller låta deltagare ställa och rösta på frågor som du kan dra nytta av.
"Är Mike fortfarande med i mötet?"
Om du inte besitter magiska krafter, skulle du inte kunna vara osynlig i ett fysiskt möte. Så varför skulle du vara osynlig i ett virtuellt möte?
För att skapa en mer personlig och engagerande atmosfär, uppmuntra deltagarna att slå på sina kameror eller använda avatarer om det är möjligt. Att se andra människors ansiktsuttryck, nickningar eller skratt hjälper till att skapa en känsla av samhörighet och förhindrar att mötet känns som en envägskommunikation.
"Anne, har du på dig pyjamas?"
Även i ett virtuellt möte är det viktigt att upprätthålla en professionell framtoning. Klä dig passande, använd ett professionellt språk och följ mötesetikettens riktlinjer. Sätt upp grundläggande regler för mötet, till exempel att räcka upp handen för att tala eller stänga av mikrofonen när man inte talar, för att säkerställa en smidig och effektiv diskussion. Efter mötet, följ upp med deltagarna genom att skicka en sammanfattning av viktiga diskussionspunkter, åtgärder och nästa steg. Detta hjälper till att stärka mötets resultat och ser till att alla är överens om hur man går vidare.
Genom att använda dessa tips kan du lyfta dina virtuella möten till nästa nivå. Oavsett om du leder ett litet team eller presenterar för en stor grupp, är det viktigt att behärska konsten att hålla virtuella möten för att lyckas i dagens hybridlandskap.